Het team van Stertil Stokvis Service was aanvankelijk op zoek naar een ticketsysteem waarbij klanten met vragen over onderhoud, reparatie, klachten e.d. geregistreerd konden worden. Een ticketsysteem was echter niet voldoende want men wilde binnen een dergelijk systeem ook andere processen en documenten beheren. Een ticketsysteem is hiervoor niet flexibel en dynamisch genoeg. Keen IT Consultants had voor hen de oplossing met M-Files.
Stertil Stokvis Service is gespecialiseerd in het onderhouden en servicen van garageapparatuur, waaronder hefbruggen, en dock-producten. Met een klantenbestand van ruim 10.000 bedrijven is er dagelijks veel verkeer via telefoon en e-mail – van nieuwe aanvragen tot storingsmeldingen, reparaties en abonnementen. Dit vroeg om een efficiëntere manier van werken.
Hans Meijer, teamleider backoffice bij Stokvis Service B.V.:
“Bij ons rees de vraag: hoe krijgen we al die klantcontacten inzichtelijk? Hoe kunnen we de klant beter en sneller helpen dan voorheen? Keen IT Consultants introduceerde M-Files aan ons, en al snel bleek het een zeer flexibel en krachtig platform. Dankzij M-Files kunnen we processen veel efficiënter inrichten, bijvoorbeeld via workflows en templates. Ook het zoeken naar klant gerelateerde documenten gaat razendsnel.”
Een belangrijk voordeel van M-Files is het geïntegreerde ticketsysteem.
Meijer legt uit:
“We kunnen tickets nu toewijzen aan collega’s met een duidelijke einddatum en tijd. Als ik bijvoorbeeld wil dat een collega een ticket vóór 3 uur ’s middags oppakt, krijgt diegene automatisch een taak in Outlook, inclusief pop-upmelding. Je hoeft dus niets handmatig te onthouden.”
M-Files werkt naadloos samen met Microsoft Word, Excel en Outlook. Documenten kunnen niet alleen eenvoudig worden opgeslagen, maar ook direct vanuit M-Files worden bewerkt met behulp van vertrouwde Office-tools. Templates die we binnen M-Files gebruiken, slaan automatisch op in Word en Excel. Dat bespaart tijd én voorkomt fouten.
Werkplezier
Een backofficemedewerker vult aan:
“Er is veel veranderd. Vooral het ticketsysteem en andere systemen hebben ervoor gezorgd dat we veel efficiënter kunnen werken. Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar ook werkplezier. M-Files helpt daar absoluut bij.”
De praktische voordelen zijn groot
Meijer:“Binnen M-Files open je eenvoudig een template, vult een paar velden in, en het document wordt automatisch opgeslagen. Het ticketsysteem werkt volledig binnen M-Files: je zoekt de klant op, vult de probleemstelling in, slaat het op, en alles staat centraal geregistreerd. Voor de klant betekent dit dat één telefoontje volstaat. Wij begrijpen direct wat er speelt, en kunnen snel terugbellen met een passende oplossing.”
Keen IT Consultants was vanaf het begin nauw betrokken bij de implementatie. Ze ontwikkelden maatwerkoplossingen die perfect aansluiten op onze behoeften. Ook nu kunnen we altijd bij hen terecht met vragen, en krijgen we snel en duidelijk antwoord.
De toekomst ziet er positief uit. Stokvis Service blijft groeien, en met ondersteuning van Keen IT Consultants en M-Files kunnen we onze klanten steeds beter van dienst zijn.