“It’s party time!” is de slogan van Boland – en als internationale speler in feestartikelen weten zij als geen ander hoe belangrijk het is om zaken goed te organiseren. Maar achter de schermen van elk feest gaat een serieuze bedrijfsvoering schuil, waarbij structuur, kwaliteit en compliance essentieel zijn.
De uitdaging
Jarenlang werkte Boland met een eenvoudige mappenstructuur om documenten op te slaan. Dat werkte prima zolang het aantal bestanden beperkt bleef. Maar naarmate het bedrijf groeide, namen ook de hoeveelheid documenten, de complexiteit van processen en de verantwoordelijkheden toe. Dit leidde tot een onoverzichtelijke situatie: dubbele bestanden, onduidelijke versies en risico’s op het gebied van kwaliteitsbewaking en naleving van regelgeving.
De oplossing
De keuze viel op M-Files, geïmplementeerd door Keen IT Consultants. Met dit slimme document management systeem beschikt Boland nu over een toekomstbestendige oplossing die structuur, zekerheid en efficiëntie biedt. Dankzij metadata-gebaseerd werken is het niet langer nodig om te zoeken in mappen: documenten worden direct gevonden op basis van inhoud en context, zoals klant, productgroep of project.
Ook versiebeheer, automatische workflows en toegangsbeheer zijn volledig geïntegreerd. Hierdoor kunnen medewerkers sneller werken, fouten worden geminimaliseerd en audits moeiteloos doorstaan.
Het resultaat
“M-Files maakt ons weer volledig compliant en verschaft alle betrokkenen de juiste garanties – nu en in de toekomst,” aldus Boland. De organisatie heeft weer grip op haar documenten, processen zijn gestroomlijnd en de kwaliteit is gewaarborgd. M-Files past perfect binnen de dynamiek van een groeiend, internationaal bedrijf dat zowel creativiteit als controle nodig heeft.
De rol van Keen IT
Keen IT Consultants begeleidde het hele traject – van analyse en advies tot implementatie en adoptie. Door hun persoonlijke aanpak en diepgaande kennis van documentmanagementsystemen werd M-Files niet zomaar een IT-oplossing, maar een waardevol onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering bij Boland.
Laura Bes – Product Safety Executive:
““M-Files maakt mijn taak een stuk makkelijker. We werken er nu ruim twee jaar mee en ik kan wel zeggen dat M-Files ons de rust en kwaliteit heeft gebracht waarnaar we op zoek waren.”